Langkah Pengurusan Masa Yang Efektif

pengurusan masa
Kemahiran pengurusan masa (sumber: APT)

 

Sedarkah anda kita sering mengsia-siakan komoditi yang paling berharga iaitu masa? Tidak kira apa yang kita ingin capai didalam kehidupan, kemahiran pengurusan masa diperlukan kerana kehidupan itu sendiri tercipta bersama masa. Oleh itu, dalam penulisan kali ini saya ingin kongsikan resepi pengurusan masa yang lebih efektif dan produktif.

 

Apakah Kesibukan Melambangkan Produktiviti?

 

Kebanyakkan dari kita menyumbat pelbagai tugasan ke dalam jadual harian. Kumpulan ini sering berakhir dengan berpendapat bahawa mereka tidak punyai masa yang cukup untuk mencapai apa yang ingin dikecapi. Saya pasti anda juga pernah laluinya, melakukan pelbagai tugasan tapi akhirknya menampakkan hasil yang amat sedikit atau menggunakan masa dengan tidak efektif dan kemudiannya mengharapkan untuk perolehi lebih masa.

 

Dengan pendekatan seperti ini, kita akan cenderung melakukan perkara-perkara yang tidak menyumbang kepada hasil akhir yang kita mahukan. Kita juga akan sering berakhir dengan kelesuan dan kehilangan motivasi apabila melihat hasil yang sedikit setelah melakukan banyak tugasan yang tidak menyumbang kepada hasil yang diinginkan.

 

Psikologi disebalik menyibukkan diri dengan tugasan yang tidak penting ini adalah, kita melakukan pelbagai perkara hanya demi menyedapkan hati. Ianya seolah-olah kita telah meletakkan usaha yang cukup. Proses perancangan adalah sangat penting, supaya kita tidak tersasar dari melakukan perkara yang tidak menyumbang kepada hasil akhir.

 

Being busy is a form of laziness. Lazy thinking and indiscriminate action – Tim Ferriss

 

 

Langkah Pengurusan Masa

 

Untuk merancang pengurusan masa yang lebih efektif, kita perlu fahami dua prinsip ini dan gabungkan ianya bersama. Prinsip pertama ialah Pareto Law atau lebih dikenali sebagai prinsip 80/20 dan prinsip yang seterusnya ialah Parkinson Law. Apakah yang dimaksudkan dengan kedua-dua prinsip ini? Mari kita fahamkan dibawah.

 

Prinsip 80/20

 

Prinsip 80/20 diasaskan oleh Vilfredo Pareto dan beliau adalah seorang ahli ekonomi Itali. Ianya adalah konsep pandangan terhadap hukum pengagihan. Prinsip 80/20 menyatakan bahawa, dalam dunia ini kebanyakan perkara teragih secara tidak sama rata dan jumlah output yang terhasil tidak akan sama dengan jumlah input yang diberikan.

 

Dalam prinsip ini, angka 80 boleh dianggap mewakili maksud perkataan ‘majoriti’, manakala angka 20 boleh kita anggap sebagai perkataan ‘minoriti’. Sebagai contoh, 80 (baca; majoriti) input tidak akan menghasilkan 80 (baca; majoriti) output, tapi ianya sering menghasilkan cuma 20 (baca; minoriti) output. Manakala sebaliknya pula, 20 (baca; minoriti) input sering menghasilkan 80 (baca; majoriti) output.

 

Konsep pandangan ini boleh dibuktikan dalam pelbagai aspek dalam kehidupan harian kita. Misalnya jika kita lihat dari sudut pandangan seorang usahawan, hanya 20 produk yang sering atau bakal menghasilkan 80 keuntungan syarikat, manakala 80 produk hanya menghasilkan 20 keuntungan syarikat. Bagi contoh dalam situasi kehidupan harian pula, jika kita teliti, hanya 20 aktiviti yang menyumbang kepada 80 kebahagiaan kita.

 

Untuk mempraktikan prinsip 80/20 dalam perbincangan kita tentang pengurusan masa yang efektif ini, kita boleh lihat dari sudut tugasan harian atau tugasan yang diperlukan untuk mencapai impian. Jika kita lihat secara jelas, majoriti tugasan tidak beri kesan kepada kemajuan kita dalam mencapai impian. Hanya 20 tugasan yang sering atau bakal menghasilkan 80 hasil yang kita kehendaki.

 

Bila kita sudah faham perkara ini, tidakkah ianya lebih bijak untuk meluangkan lebih masa kepada 20 tugasan yang penting ini dan menyingkirkan 80 tugasan-tugasan yang tidak mustahak? Kita hendaklah meluangkan sedikit masa untuk meneliti, apakah 20 tugasan yang sering atau bakal menghasilkan 80 hasil yang kita kehendaki. Seterusnya, luangkan lebih masa kepada 20 tugasan ini supaya masa yang kita perolehi dapat dijimatkan dan digunakan hanya kepada perkara yang mustahak sahaja.

 

Parkinson Law

 

Elon Musk sendiri sering mempraktikan konsep ini dan beliau menyebutnya sebagai ‘Time Blocking’. Parkinson Law menyatakan bahawa, “tugasan bertambah untuk mengisi masa yang dibenarkan untuk tugasan tersebut disiapkan”. Ini bermaksud, semakin bertambah masa yang diberikan, maka semakin bertambah aktiviti yang melengahkan kita untuk melengkapkan tugasan tersebut.

 

Sebagai contoh, jika anda membenarkan diri anda mengambil masa 1 minggu untuk melengkapkan sesuatu tugasan yang hakikatnya cuma memerlukan 1 hari untuk disiapkan, anda akan berakhir dengan membazirkan 1 minggu untuk satu tugasan yang boleh diselesaikan dalam 1 hari. Ini kerana anda akan cenderung untuk melakukan perkara yang tidak penting atau melengah-lengahkan masa untuk melengkapkan tugasan tersebut.

 

Psikologi disebalik pendekatan memberi ruang masa yang terlalu besar untuk menyiapkan sesuatu tugasan itu ialah kerana, kita sering berfikir dengan lebihan masa, tugasan itu dapat disiapkan dengan lebih sempurna. Namun apa yang sering berlaku, ianya ditangguh dengan tugasan remeh yang lain. Apabila setelah selesai, kita sering dapati ianya tidaklah sesempurna yang kita sangkakan.

 

Jadi disini kita sudah tahu pendekatan seperti ini seringkali gagal. Oleh itu kita perlu membenarkan diri kita untuk cuma mengambil masa yang sesingkat mungkin untuk menyiapkan tugasan tersebut. Perlu diingatkan, kita juga perlu realistik untuk tidak meletakkan masa yang terlalu singkat dan mustahil bagi tugasan itu.

 

Kesimpulan

 

Fokus kepada minoriti aktiviti yang akan membuahkan hasil yang banyak dan singkirkan majoriti perkara yang tidak. Setelah kita kenal pasti perkara minoriti itu, tetapkan masa yang ketat untuk menyiapkan tugasan tersebut supaya kita tidak cenderung untuk membuat perkara yang menangguhkan tugasan itu diselesaikan.

 

Believe it or not, it is not only possible to accomplish more by doing less, it is mandatory – Tim Ferriss

 

Baca juga: Kisah Michael Marcus Mengubah $30,000 Menjadi $80

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

error

Enjoy this blog? Please spread the word :)

error: Content is protected !!